Über dem Jahresbrutto (JAEG) und trotzdem KV-pflichtig?
Warum 90.000 Euro Jahresbrutto nicht automatisch zur Krankenversicherungsfreiheit führen
90.000 Euro Jahresbrutto, privat krankenversichert – und bei der Betriebsprüfung stellt die Deutsche Rentenversicherung fest: Der Mitarbeiter war eigentlich krankenversicherungspflichtig.
Wie kann das sein?
Auf den ersten Blick scheint die Sache eindeutig: Das Einkommen liegt deutlich über der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG). Damit müsste der Arbeitnehmer doch versicherungsfrei in der gesetzlichen Krankenversicherung sein.
Ganz so einfach ist es allerdings nicht.
Bei der Beurteilung kommt es nicht allein darauf an, wie viel der Mitarbeiter am Ende eines Jahres tatsächlich verdient hat. Entscheidend ist vielmehr, welches regelmäßige Jahresarbeitsentgelt voraussichtlich erzielt wird.
Das kann insbesondere bei Überstunden, Boni, Prämien oder anderen variablen Vergütungsbestandteilen zu Problemen führen.
Die entscheidende Frage: Was war zu Beginn des Arbeitsverhältnisses zu erwarten?
Für die Beurteilung der Krankenversicherungspflicht wird nicht einfach am Jahresende das tatsächlich ausgezahlte Brutto genommen.
Vielmehr muss geprüft werden, welches regelmäßige Jahresarbeitsentgelt voraussichtlich erzielt wird.
Das bedeutet:
Nicht jede Zahlung, die ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres tatsächlich erhält, darf automatisch für die Prognose des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts berücksichtigt werden.
Genau hier liegt in der Praxis eine häufige Fehlerquelle.
Ein Mitarbeiter kann beispielsweise durch zahlreiche Überstunden, eine einmalige Prämie oder einen unerwartet hohen Bonus am Jahresende deutlich über der JAEG liegen.
Das bedeutet nicht automatisch, dass er bereits zu Beginn des Jahres oder bei Beginn der Beschäftigung krankenversicherungsfrei war.
Ein einfaches Beispiel
Nehmen wir einen Arbeitnehmer mit folgendem Arbeitsvertrag:
- monatliches Grundgehalt: 6.000 Euro
- regelmäßiges Jahresgrundgehalt: 72.000 Euro
- zusätzlich mögliche Überstundenvergütung
- zusätzlich eine leistungsabhängige Sonderzahlung
Im Laufe des Jahres fallen ungewöhnlich viele Überstunden an. Außerdem erhält der Mitarbeiter einen hohen Bonus.
Am Jahresende stehen deshalb beispielsweise 90.000 Euro tatsächlich abgerechnetes Brutto auf dem Konto bzw. in den Entgeltabrechnungen.
Auf den ersten Blick könnte man sagen:
90.000 Euro > JAEG → also krankenversicherungsfrei.
Die sozialversicherungsrechtliche Prüfung setzt jedoch früher an.
Die entscheidende Frage lautet:
Welches regelmäßige Jahresarbeitsentgelt konnte zum maßgeblichen Zeitpunkt mit hinreichender Sicherheit erwartet werden?
Wenn bestimmte Vergütungsbestandteile zu diesem Zeitpunkt nicht regelmäßig oder nicht ausreichend sicher zu erwarten waren, können sie bei der Prognose möglicherweise nicht oder nicht in voller Höhe berücksichtigt werden.
Dann kann das Ergebnis anders aussehen, als es der Blick auf das tatsächliche Jahresbrutto vermuten lässt.
Warum Überstunden besonders wichtig sein können
Überstunden sind ein gutes Beispiel dafür, warum tatsächliches Jahresbrutto und regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt nicht zwangsläufig identisch sind.
Angenommen, ein Mitarbeiter hat ein festes Jahresgehalt von 72.000 Euro.
Im Laufe des Jahres arbeitet er aufgrund einer außergewöhnlichen Auftragssituation sehr viele zusätzliche Stunden. Dafür erhält er weitere 15.000 Euro Überstundenvergütung.
Das tatsächliche Jahresbrutto beträgt damit 87.000 Euro.
Für die Beurteilung der Krankenversicherungsfreiheit reicht es aber nicht unbedingt aus, rückblickend einfach zu sagen:
„Der Mitarbeiter hat mehr als die JAEG verdient.“
Es muss vielmehr geprüft werden, ob und in welchem Umfang diese zusätzlichen Vergütungsbestandteile regelmäßig zu erwarten waren.
Denn die JAEG-Prüfung ist grundsätzlich eine Prognoseentscheidung.
Auch Boni und Prämien können relevant sein
Ähnliches gilt für Bonuszahlungen, Prämien und andere variable Vergütungen.
Hier kommt es unter anderem darauf an, warum und unter welchen Voraussetzungen die Zahlung erfolgt.
Ein vertraglich zugesicherter und regelmäßig zu erwartender Bestandteil des Arbeitsentgelts ist anders zu beurteilen als eine völlig ungewisse zusätzliche Zahlung, deren Höhe oder Gewährung zum maßgeblichen Zeitpunkt noch nicht feststeht.
Deshalb sollte bei variabler Vergütung genau hingeschaut werden.
Nicht die Bezeichnung „Bonus“ oder „Prämie“ allein entscheidet darüber, ob eine Zahlung bei der Ermittlung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts berücksichtigt werden kann.
Warum die Dokumentation so wichtig ist
Und hier kommt ein Punkt ins Spiel, der in der Praxis häufig unterschätzt wird:
Die Entscheidung über die Krankenversicherungsfreiheit sollte nachvollziehbar dokumentiert sein.
Denn eine Entscheidung, die bei Beginn einer Beschäftigung oder zu einem späteren Zeitpunkt getroffen wurde, kann Jahre später wieder relevant werden.
Zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.
Dann reicht die Aussage
„Der Mitarbeiter hat doch über der JAEG verdient.“
nicht unbedingt aus.
Interessanter ist die Frage:
Wie wurde damals das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt prognostiziert und warum wurde der Mitarbeiter als krankenversicherungsfrei beurteilt?
Genau diese Überlegung sollte bereits bei der ursprünglichen Einstufung eine Rolle spielen.
Was passiert, wenn die Einstufung falsch war?
Stellt die Betriebsprüfung fest, dass ein Arbeitnehmer entgegen der bisherigen Beurteilung krankenversicherungspflichtig war, kann das erhebliche Folgen haben.
Je nach Sachverhalt können beispielsweise Nachberechnungen von Sozialversicherungsbeiträgen erforderlich werden.
Das Problem betrifft dann nicht nur die Krankenversicherung. Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung kann Auswirkungen auf weitere Versicherungszweige und die gesamte Abrechnung haben.
Deshalb sollte die Frage der Krankenversicherungsfreiheit nicht nach dem Motto
„Das Jahresbrutto liegt über der Grenze, also passt es.“
behandelt werden.
Was Arbeitgeber bei der JAEG-Prüfung beachten sollten
Bei Arbeitnehmern mit einem Einkommen in der Nähe der JAEG oder mit größeren variablen Vergütungsbestandteilen sollte die Beurteilung besonders sorgfältig erfolgen.
Sinnvoll ist insbesondere:
1. Das regelmäßige Arbeitsentgelt ermitteln
Nicht nur auf das tatsächliche Jahresbrutto schauen, sondern die voraussichtlich regelmäßigen Entgeltbestandteile prüfen.
2. Variable Vergütung genau betrachten
Überstunden, Boni, Prämien und andere variable Bestandteile sollten darauf geprüft werden, ob und in welcher Höhe sie bei der Prognose berücksichtigt werden können.
3. Den maßgeblichen Zeitpunkt beachten
Entscheidend ist nicht ausschließlich der Rückblick am Jahresende. Die Beurteilung erfolgt anhand der jeweiligen sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen und der zu diesem Zeitpunkt bestehenden Prognose.
4. Die Entscheidung dokumentieren
Warum wurde der Mitarbeiter als krankenversicherungsfrei eingestuft? Welche Entgeltbestandteile wurden berücksichtigt? Welche wurden nicht berücksichtigt?
Eine nachvollziehbare Dokumentation kann Jahre später bei einer Prüfung sehr hilfreich sein.
5. Änderungen nicht übersehen
Ändert sich das Gehalt oder die Vergütungsstruktur, kann eine erneute Prüfung erforderlich werden.
Privat krankenversichert bedeutet nicht automatisch: krankenversicherungsfrei
Ein weiterer wichtiger Punkt:
Die private Krankenversicherung des Mitarbeiters entscheidet nicht darüber, ob er sozialversicherungsrechtlich krankenversicherungsfrei ist.
Die Richtung ist vielmehr umgekehrt.
Zunächst muss geprüft werden, ob aufgrund der gesetzlichen Voraussetzungen Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht oder Versicherungsfreiheit vorliegt.
Erst daraus ergeben sich die entsprechenden Konsequenzen für die Krankenversicherung.
Deshalb sollte bei einem privat versicherten Arbeitnehmer nicht einfach angenommen werden:
„Er ist privat versichert, also muss er über der JAEG liegen.“
Auch hier kommt es auf die tatsächlichen und rechtlichen Voraussetzungen an.
Das Problem liegt oft nicht in der Abrechnung
Die monatliche Lohnabrechnung kann auf den ersten Blick völlig korrekt aussehen.
Die eigentliche Frage liegt häufig eine Ebene davor:
Wurde der Arbeitnehmer überhaupt richtig sozialversicherungsrechtlich beurteilt?
Ist die ursprüngliche Einstufung falsch, kann sich dieser Fehler über viele Abrechnungsmonate fortsetzen.
Und genau deshalb ist die Prüfung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts ein wichtiger Bestandteil einer sorgfältigen Lohnabrechnung.
Fazit: Die JAEG ist keine einfache Jahresend-Rechnung
Ein Jahresbrutto von 90.000 Euro klingt zunächst eindeutig.
Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung reicht diese Zahl allein aber nicht aus.
Entscheidend ist insbesondere, welches regelmäßige Jahresarbeitsentgelt zum maßgeblichen Zeitpunkt voraussichtlich zu erwarten war.
Gerade bei Mitarbeitern mit Überstunden, Boni, Prämien oder anderen variablen Vergütungsbestandteilen sollte deshalb genauer hingeschaut werden.
Denn eine Einstufung, die heute selbstverständlich erscheint, kann Jahre später Gegenstand einer Betriebsprüfung werden.
Die entscheidende Frage lautet dann nicht:
„Wie viel hat der Mitarbeiter tatsächlich verdient?“
Sondern:
„Warum wurde der Mitarbeiter damals als krankenversicherungsfrei eingestuft – und lässt sich diese Entscheidung nachvollziehbar begründen?“
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Gerade bei komplexeren Sachverhalten wie der Beurteilung der Jahresarbeitsentgeltgrenze, variabler Vergütung oder privat versicherten Arbeitnehmern ist eine sorgfältige sozialversicherungsrechtliche Einordnung entscheidend.
Denn gute Lohnabrechnung bedeutet nicht nur, Zahlen richtig abzurechnen. Sie beginnt bereits mit der richtigen Beurteilung des Sachverhalts.
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Disclaimer / Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Sozialversicherungsberatung dar. Die dargestellten Beispiele dienen der Veranschaulichung und können eine Prüfung des jeweiligen Einzelfalls nicht ersetzen.
Da sich gesetzliche Regelungen und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben ändern können, übernehmen wir keine Gewähr für die Aktualität und Vollständigkeit der Angaben. Für die Beurteilung eines konkreten Sachverhalts sollte eine individuelle fachliche Prüfung erfolgen.