Arbeitgeber sind bereits seit 2022 dazu verpflichtet, die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Welche Form die Lohnunterlagen haben müssen und wie lange sie archiviert werden müssen, erfahren Sie hier:
Grund für die verpflichtende elektronische Führung der Lohnunterlagen ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Ab 2023 müssen Arbeitgeber alle relevanten Daten für eine Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) elektronisch übermitteln. Dazu ist es erforderlich, dass nicht nur die Lohnabrechnungen, sondern alle begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch vorliegen.
Welche Entgeltunterlagen müssen vorliegen?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, die begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form bereitzustellen. Auf Antrag können sie sich jedoch bis zum Stichtag 31. Dezember 2026 von dieser Pflicht befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 ist dies nicht mehr möglich.
In der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ist in § 8 Entgeltunterlagen festgeschrieben, welche Unterlagen für eine Prüfung vorliegen müssen. Dies sind unter anderem:
- Erklärung von kurzfristig Beschäftigten zu weiteren Tätigkeiten im Kalenderjahr
- Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
- Nachweis der Elternschaft (z. B. Geburtsurkunde)
- Immatrikulationsbescheinigungen zur Feststellung des Werkstudentenstatus
- Unterlagen zu einer Arbeitnehmerentsendung
- Informationen zur Staatsangehörigkeit
- Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit
- Informationen zur Versicherungsfreiheit bzw. Befreiung von der Versicherungspflicht eines Arbeitnehmers
- Aufzeichnungen der Arbeitszeit gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Für Seefahrtbetriebe sind dies die Besatzungslisten und die Seetagebücher.
- Unterlagen zur in Anspruch genommenen Pflegezeit
Entgeltunterlagen elektronisch bereithalten – aber wie?
Für die Speicherung der Entgeltunterlagen gibt es hinsichtlich der Dateiformate und Dateinamen genaue Vorgaben (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Zulässig sind die Dateiformate PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF. Dateinamen dürfen maximal 64 Zeichen enthalten. Sie dürfen keine Sonderzeichen, Kommas, Punkte, Umlaute, Leerzeichen und das scharfe S (ß) enthalten. Um die Dokumente gut zuordnen zu können, sollten sie den Namen der beschäftigten Person und den betreffenden Zeitraum enthalten.
Die Unterlagen werden dem Arbeitgeber nicht immer in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Besonders Unterlagen, die eine Unterschrift benötigen, werden oft noch in Papierform übergeben. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese zu digitalisieren und mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Ist eine elektronische Signatur nicht möglich, muss das Original zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.
Wie lange müssen Arbeitgeber Dokumente aufbewahren?
| Unterlagen und Dokumente | Aufbewahrungsfrist | Beginn der Frist | Hinweise und Besonderheiten |
| Lohnkonten Arbeitnehmer | 6 Jahre | Mit dem Kalenderjahr nach der letzten Entgeltzahlung | Verlängerung möglich bei laufender Lohnsteuer- oder Betriebsprüfung |
| Belege und Bescheinigungen, die für die Abrechnung relevant sind | 6 Jahre | Mit dem Kalenderjahr nach der letzten Entgeltzahlung | Kann elektronisch geführt werden; Ausdruck nicht erforderlich |
| Buchungsbelege, Lohnjournale | 8 Jahre | Mit dem Kalenderjahr nach Buchung | Nur für Buchungs- und Abrechnungsunterlagen relevant |
| Unterlagen für Jahresabschluss | 10 Jahre | Mit dem Kalenderjahr nach Abgabe | Jahresabschluss-relevant; ebenfalls elektronisch speicherbar |
| Elektronische Unterlagen für euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) | 10 Jahre | Mit dem Kalenderjahr nach Abgabe | Verpflichtend elektronisch vorzuhalten |
| Löschung nach Aufbewahrungsfrist | keine | Nach Ablauf der Frist + Karenzzeit (z. B. 4 Jahre) | DSGVO-konform; Daten der Arbeitnehmer müssen gelöscht werden, wenn nicht mehr benötigt |
Wie lange sollten Arbeitnehmer ihre Lohnunterlagen aufbewahren?
Arbeitnehmer sollten ihre Lohnunterlagen bis zum Eintritt in die Rente aufbewahren. Falls in deiner Rentenversicherung Lücken oder falsche Angaben vorliegen, kannst du mithilfe der Lohnunterlagen die korrekten Daten nachweisen.
Wichtige Lohnunterlagen sind:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Sozialversicherungsnachweise
- Arbeitsverträge zum Nachweis der Beschäftigungsdauer