BVV-Pflicht ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen für Arbeitgeber verbindlich. Die bisherige Möglichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, endet zum 31. Dezember 2026. Für Unternehmen bedeutet das: Wer bisher noch überwiegend mit Papierakten arbeitet, sollte seine Prozesse jetzt überprüfen und rechtzeitig auf eine rechtssichere digitale Ablage umstellen.

Was bedeutet „BVV-Pflicht“?

Mit der sogenannten BVV-Pflicht ist in diesem Zusammenhang die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) gemeint. Sie regelt unter anderem, welche Unterlagen Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung und Sozialversicherung führen und aufbewahren müssen.

Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Bis Ende 2026 besteht jedoch noch eine Übergangs- beziehungsweise Befreiungsmöglichkeit. Diese endet zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung dieser Unterlagen zum verbindlichen Standard.

Die gesetzliche Grundlage findet sich insbesondere in § 8 BVV.

Wer ist betroffen?

Die Regelung richtet sich grundsätzlich an Arbeitgeber, die Entgeltunterlagen für ihre Beschäftigten führen müssen und der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung unterliegen.

Damit können nicht nur große Unternehmen betroffen sein. Auch:

kleine und mittelständische Unternehmen,
Handwerksbetriebe,
Arztpraxen und andere Praxen,
Vereine und Organisationen,
Freiberufler mit Beschäftigten,
Arbeitgeber mit Minijobbern

sollten prüfen, ob und in welchem Umfang sie entsprechende Unterlagen führen müssen.

Entscheidend ist dabei nicht die Größe des Unternehmens, sondern ob entsprechende Entgeltunterlagen im Sinne der sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften vorhanden sind.

Welche Unterlagen müssen digital vorliegen?

§ 8 Abs. 2 BVV nennt die Unterlagen, die elektronisch zu den Entgeltunterlagen genommen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Nachweise und Dokumente, aus denen sozialversicherungsrechtlich relevante Angaben hervorgehen.

Je nach Beschäftigungsverhältnis können unter anderem relevant sein:

Nachweise zur Sozialversicherung,
Arbeitserlaubnisse beziehungsweise entsprechende Aufenthaltstitel,
Daten zu erstatteten Meldungen,
Nachweise über bestimmte Befreiungen,
Unterlagen zur Elterneigenschaft,
bestimmte Unterlagen bei geringfügig Beschäftigten,
weitere Dokumente, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Welche Dokumente konkret betroffen sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsfall ab. Eine pauschale Aussage wie „ab 2027 muss die komplette Personalakte digital sein“ greift deshalb zu kurz. Maßgeblich sind die gesetzlichen Vorgaben zu den Entgeltunterlagen.

Was ändert sich zum 1. Januar 2027?

Der entscheidende Punkt ist das Ende der bisherigen Befreiungsmöglichkeit.

Bis zum 31. Dezember 2026 können Arbeitgeber unter den bisherigen Voraussetzungen noch eine Befreiung von der elektronischen Führung beantragen. Diese Möglichkeit entfällt ab 2027.

Das bedeutet für Arbeitgeber:

Papier allein ist für die künftig elektronisch zu führenden Unterlagen keine dauerhafte Lösung mehr.

Die Unterlagen müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar und verfügbar sind. Die Deutsche Rentenversicherung prüft bei Arbeitgebern unter anderem Lohn- und Gehaltsunterlagen, Beitragsabrechnungen, Beitragsnachweise sowie weitere Unterlagen, die für die Beurteilung des Arbeitsentgelts und der Sozialversicherung relevant sind.

Reicht es, die Dokumente einfach einzuscannen?

Hier ist Vorsicht geboten.

Eine digitale Ablage bedeutet nicht automatisch, dass jedes beliebige PDF-Archiv die Anforderungen erfüllt. Entscheidend ist, dass die Unterlagen ordnungsgemäß geführt, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden und für Prüfungen zur Verfügung stehen.

Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass Entgeltunterlagen vollständig, richtig und chronologisch zu dokumentieren sind.

Für Unternehmen bedeutet das in der Praxis: Es sollte nicht erst im Rahmen einer Betriebsprüfung nach einzelnen Dokumenten gesucht werden müssen. Eine strukturierte digitale Personal- beziehungsweise Entgeltakte kann dabei helfen, die erforderlichen Unterlagen zentral und nachvollziehbar abzulegen.

Was bedeutet das für kleine Unternehmen?

Gerade für kleinere Arbeitgeber kann die Änderung zunächst nach zusätzlichem Aufwand aussehen.

Wer beispielsweise heute noch eine überwiegend papierbasierte Personalakte führt, sollte prüfen:

Welche Unterlagen müssen digital geführt werden?

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Sind die Unterlagen vollständig und schnell auffindbar?

Wer darf auf die Personalunterlagen zugreifen?

Wie werden neue Dokumente künftig digital abgelegt?

Wie werden Datenschutz und Zugriffsschutz gewährleistet?

Dabei muss nicht zwingend eine besonders umfangreiche Software eingeführt werden. Entscheidend ist vielmehr, dass die gewählte Lösung die tatsächlichen gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?

Der 1. Januar 2027 sollte nicht als Stichtag verstanden werden, an dem erst mit der Digitalisierung begonnen wird. Sinnvoll ist es, die bestehenden Prozesse bereits 2026 zu überprüfen.

1. Bestehende Personalakten analysieren

Zunächst sollte festgestellt werden, welche Entgeltunterlagen aktuell vorhanden sind und welche davon noch ausschließlich auf Papier geführt werden.

2. Betroffene Dokumente identifizieren

Nicht jedes Dokument der Personalakte ist automatisch eine Entgeltunterlage nach § 8 BVV. Deshalb sollte geprüft werden, welche Dokumente tatsächlich unter die elektronische Führungspflicht fallen.

3. Digitale Ablagestruktur festlegen

Für die relevanten Unterlagen sollte eine einheitliche und nachvollziehbare Ablagestruktur eingerichtet werden.

4. Datenschutz berücksichtigen

Personal- und Entgeltunterlagen enthalten sensible personenbezogene Daten. Zugriffsrechte, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen müssen deshalb von Anfang an berücksichtigt werden.

5. Bestehende Software prüfen

Viele Unternehmen nutzen bereits eine Lohnabrechnungssoftware oder eine digitale Personalakte. Hier sollte geprüft werden, ob die vorhandenen Systeme die erforderlichen Unterlagen entsprechend verwalten und für Prüfungen bereitstellen können.

6. Betriebsprüfung mitdenken

Die digitale Ablage sollte nicht nur im Arbeitsalltag funktionieren. Sie sollte auch darauf ausgerichtet sein, dass relevante Unterlagen bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung nachvollziehbar bereitgestellt werden können. Die elektronische Unterstützung der Betriebsprüfung ist bei der Deutschen Rentenversicherung bereits etabliert.

Was passiert mit alten Papierunterlagen?

Auch hier ist eine differenzierte Betrachtung wichtig. Die neue Pflicht bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche historischen Papierakten bis zum 1. Januar 2027 rückwirkend digitalisiert werden müssen.

Die gemeinsame Auslegung der Sozialversicherungsträger sieht beispielsweise vor, dass eine rückwirkende elektronische Führung für Zeiten vor dem 1. Januar 2027 nicht zwingend erforderlich ist.

Unternehmen sollten deshalb nicht vorschnell sämtliche Altakten digitalisieren, sondern zunächst klären, welche Unterlagen tatsächlich von der neuen Verpflichtung betroffen sind und welche Aufbewahrungspflichten unabhängig davon bestehen.

Fazit: 2026 ist das Jahr der Vorbereitung

Die sogenannte BVV-Pflicht ab 2027 ist vor allem eine weitere Stufe der Digitalisierung im Sozialversicherungsrecht.

Der wichtigste Termin ist der:

31. Dezember 2026 – Ende der bisherigen Befreiungsmöglichkeit

Ab 1. Januar 2027 müssen die nach § 8 BVV elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen entsprechend digital geführt werden.

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich daher, nicht bis zum Jahresende zu warten. Wer seine Personal- und Entgeltunterlagen frühzeitig analysiert, die betroffenen Dokumente identifiziert und eine strukturierte digitale Ablage etabliert, kann die Umstellung kontrolliert und ohne unnötigen Zeitdruck durchführen.

Wichtig: Die „BVV-Pflicht“ bedeutet nicht pauschal, dass ab 2027 jede einzelne Seite einer Personalakte digitalisiert sein muss. Entscheidend sind die konkreten Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung an die Entgeltunterlagen.

Rechtsgrundlage: insbesondere § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sowie § 28f SGB IV.